“Poka Yoke”; ou “pocá-ioquê”, para os íntimos. Esse nome, tão curioso, é
de origem japonesa e significa “à prova de erros”. A partir daí, já dá
para se ter uma ideia da natureza
dessa ferramenta, que foi criada no Japão e implantada no Sistema Toyota
de Produção já faz algum tempo. Pois é, o nome até pode ser engraçado,
mas a função do Poka Yoke é muito séria: trata-se de um sistema de
inspeção desenvolvido para prevenir riscos de
falhas humanas e corrigir eventuais erros em processos industriais,
sempre por meio de ações simples.
O Poka Yoke surgiu
nos anos 1960, quando Shigeo Shingo, hoje considerado um gênio da
engenharia, liderava a produção da Toyota. Não havia um dia em que ele
não se deparasse
com falhas humanas, que resultavam em produtos defeituosos: e, por isso,
não havia um dia em que não ficasse irritado. Diante disso, Shingo
começou a desenvolver técnicas que, por vingança, chamou de Baka
(“idiota”, em japonês) Yoke (“à prova de”), em um processo
que dispensa traduções. Aos poucos, porém, as técnicas foram
aprimoradas, se provaram profundamente eficazes e ganharam aderência.
Para não ofender ninguém, Shingo trocou o Baka por Poke.
Hoje,
o Poka Yoke é uma técnica absolutamente consagrada de gestão em
processos industriais, mas não só: a lógica da ferramenta se ampliou, de
modo que ela pode ser aplicada a qualquer
situação que envolva riscos de falhas ou defeitos. Como a administração
do seu negócio, por exemplo.
Algum exemplo de aplicação?
O
próprio Shigeo Shingo nos deu um exemplo icônico de aplicação do Poka
Yoke. Quando um cliente o avisou de que alguns interruptores produzidos
pela Toyota estavam vindo sem mola
– o que impossibilitava o funcionamento -, o engenheiro conversou
seguidas vezes com a equipe. Mas o efeito persistia, e ele acabou
desenhando o seguinte processo: todas as peças do interruptor deveriam
ser colocadas em um prato, para só então serem montadas.
Se, ao final desse processo, sobrasse uma peça no prato, algo teria
saído errado.
E o que Poka Yoke tem a ver com o meu negócio?
Se
não tudo, quase tudo. Isto é, se sua empresa lida com produção ou
montagem de algum tipo, apesar de você talvez conseguir aplicar o método
em diferentes processos. Essa é uma
ferramenta de gestão de qualidade das mais eficazes, que já foi validada
de várias formas por empresas de todo o mundo. Ou seja, está mais do
que provado que ela é capaz de auxiliar a reduzir seus custos com falhas
humanas e de processos, ou de problemas com
defeitos em produtos.
Em outras palavras, o Poka Yoke pode impedir que os erros de agora se transformem em defeitos lá na frente.
O
pensamento por trás desta ferramenta é o de que, se há uma imperfeição
em algum processo, é possível tomar atitudes descomplicadas para
resolvê-la antecipadamente. E isto,
acredite, pode ser muito melhor do que tentar resolver depois, com o
produto ou serviço já concluído. Os custos com desperdícios e
retrabalhos seriam muito maiores.
Faz sentido. Agora, como posso usar a ferramenta?
De
acordo com especialistas no assunto, são seis os passos essenciais que o
empreendedor deve seguir para aplicar o Poka Yoke em suas atividades:
1) conheça a falha a ser corrigida:
é preciso que você compreenda exatamente o defeito de produto, de
serviço ou de execução de alguma etapa que deva ser contornado. Para
facilitar esta etapa, registre o defeito por meio de fotos, vídeos e/ou
transcrição de narrativas.
2) compreenda as causas:
entender o que levou à ocorrência dos defeitos e das falhas é
fundamental para corrigi-los. De acordo com uma cartilha produzida pelo
Movimento Empreenda
(disponível aqui), os defeitos são originados por dez causas principais:
1 – Não executado por falta de processamento
2 – Erro na execução ou no processamento
3 – Erro na disposição/no posicionamento dos elementos
4 – Ausência ou excesso de elementos
5 – Utilização de elemento errado
6 – Execução ou processamento de elemento errado
7 – Falha do equipamento
8 – Erro de ajuste
9 – Falha na preparação do equipamento
10 – Ferramentas ou dispositivos inadequados
E as principais falhas humanas são:
1 – Falta de concentração ou esquecimento
2 – Inércia mental, decisão “sem pensar”, excesso de familiaridade
3 – Análise superficial e/ou rápida; identificação errônea
4 – Falta de experiência, amadorismo
5 – Imprudência ou teimosia
6 – Distração momentânea
7 – Lentidão na ação, demora na decisão
8 – Ausência de padrão, falta de procedimento
9 – Situação inesperada, surpresa
10 – Má fé ou intencional
3) cogite soluções:
primeiro, pergunte-se: como a falha pode ser prevenida? Se não
conseguir responder, tente descobrir como o defeito pode ser detectado o
quanto antes. Ou,
ainda, se a falha ou o defeito deve ser detectado de forma direta (sem
interferência humana) ou indireta (com interferência humana).
4) verifique a eficácia da solução:
para que seja a mais eficaz possível, a solução Poka Yoke deve eliminar
a falha ou o defeito de forma simples, sem grandes impactos na
sua gestão de custos. Deve fazer parte do processo, sendo
executada no local em que a falha ocorre, e deve evitar que esta falha
seja passada para a próxima etapa.
5) implante a solução: faça isso em toda a empresa.
6) registre-a:
ao final do processo, colete o máximo de informações que conseguir a
respeito dos ocorridos, comparando os resultados obtidos. Isto será
extremamente útil para
o desenvolvimento de outras soluções Poka Yoke no futuro.
Legal! Onde posso encontrar mais informações sobre a ferramenta?
Há informações bem completas naquele
link que passamos acima, no portal do Movimento Empreenda. E neste link do site NovoNegócio, você encontra mais detalhes sobre as origens
e as aplicações do Poka Yoke. Embora mais direcionado à indústria, nunca se sabe: vai que você tira daí uma nova ideia para evitar falhas e reduzir custos?
Leia mais em Endeavor @ https://endeavor.org.br/poka-
